Порядок проведения инвентаризации ОС и отражение ее результатов в бухгалтерском учете регулируются «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49. Инвентаризация проводится с целью подтверждения фактического наличия ОС в натуре по местам их эксплуатации или местонахождения и по данным бухгалтерского учета. Кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательной процедурой (см.: тема 5, вопрос 5.2) инвентаризация основных средств проводится один раз в три года, а книжного фонда библиотек – один раз в пять лет. Другие сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации. Членами инвентаризационной комиссии устанавливается фактическое наличие и техническое состояние ОС. Итоги проверки заносятся в инвентаризационные описи. Неучтенные объекты принимаются к бухгалтерскому учету в оценке по текущей рыночной стоимости по дебету счета 01 и кредиту счета 91/1.
      Выявленная по результатам инвентаризации недостача объекта ОС отражается записями:
       Дебет счета 01/выб. и Кредит счета 01– первоначальная стоимость;
       Дебет счета 02 и Кредит счета 01/выб.– начисленная амортизация;
       Дебет счета 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» и Кредит счета 01/выб.– остаточная стоимость.
      По мере выяснения обстоятельств недостачи потери такого имущества относятся на виновных лиц:
       Дебет счета 73/2«Расчеты по возмещению материального ущерба» на общую сумму, подлежащую погашению виновным лицом;
       Кредит счета 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» – в размере остаточной стоимости;
       кредит 98«Доходы будущих периодов» на разницу между остаточной стоимостью недостающего объекта и суммой, подлежащей погашению.
      Если виновные лица не установлены или судом отказано во взыскании с материально ответственного лица, сумма недостачи списывается на финансовые результаты – Дебет счета 91-2«Прочие расходы» и кредит счета 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» – остаточная стоимость.